Etapa de planificación

7 jun

Planificación es la etapa en la que se reúne información sobre el proyecto y se decide qué, cómo, quién y cuándo se
hará para producir cada entregable. El resultado es el Plan de Proyecto, que servirá de documento base durante la
fase de Ejecución.

Además los planes son la guía para que

  •  la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos;
  •  los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados
  • pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.

Por otro lado,  existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización de los métodos de planificación, los elevados gastos que implica, entre otros.

Implica además un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión , visualización y de predeterminación . Todo plan tiene tres características: primero, debe referirse al futuro, segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional: futurismo, acción y causalidad personal u organizacional son elementos necesarios de todo plan.

Planificación y niveles gerenciales

Los administradores de nivel superior generalmente invierten más tiempo en la planificación que los administradores de nivel bajo. Los administradores de nivel inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones diarias de la organización y, por lo tanto, tienen menos tiempo para contribuir a la planificación que la alta dirección. Los administradores de nivel medio usualmente invierten más tiempo en la planeación que los administradores de nivel inferior, pero menos que los administradores de nivel superior.

La experiencia de los administradores de nivel inferior con las operaciones cotidianas los convierte en los mejores para planear en cuanto a lo que debe hacerse en el corto plazo para alcanzar los objetivos organizacionales. Los administradores de nivel superior usualmente tienen una mejor visión de la situación organizacional como un todo y por lo tanto se encuentran mejor dotados para planificar a largo plazo.

A continuación se presentan las distintas etapas en el desarrollo de una Planificación:

ETAPA 1 

El “promotor” expone sus necesidades y el deseo de resolver el problema por medios informáticos. Se crea un primer documento breve que recoge el anteproyecto y es aprobado por la dirección o el comité correspondiente.

ETAPA 2 

El estudio de oportunidad concreta los objetivos y resultado a aportar por el proyecto, los plazos y costes previstos y los medios a emplear.

ETAPA 3

El jefe de proyecto define, ya en detalle, con el apoyo de los técnicos de su equipo, el contenido del proyecto, su análisis funcional, las cargas de trabajo previstas y la metodología a desarrollar.

ETAPA 4 

A partir del análisis funcional se determinan en forma definitiva los volúmenes, cargas de trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al contrato formal entre cliente, usuarios e informáticos, frecuentemente conocido con el nombre de cuaderno de cargas o, más concretamente, “pliego de especificaciones”.

ETAPA 5 

Los técnicos realizan el análisis orgánico y las especificaciones para programación.

ETAPA 6

Se realiza la programación de la aplicación y las pruebas para programación.

ETAPA 7

Al resultar satisfactorias las pruebas se realiza la recepción provisional, dando lugar a los manuales de usuario y de explotación.

ETAPA 8

La puesta en marcha de la aplicación es una fase delicada que requiere una estricta vigilancia hasta comprobar su correcto funcionamiento. A continuación se realiza un balance de los resultados del proyecto.

ETAPA 9

Después de varios meses de funcionamiento de la aplicación se debe realizar un balance que permita apreciar los        beneficios que realmente ha producido a la empresa.

ETAPA 10

Transcurridos uno o dos años, debe efectuarse una auditoria de la aplicación que permita comprobar si sigue siendo adecuada o si es necesario introducir modificaciones.

Desde el punto de vista de la metodología de gestión de proyectos, también pueden identificarse varias fases que generalmente deberán darse en todo tipo de proyectos:

  1. Decisión de acometer el proyecto.
  2. Nombramiento del jefe de proyecto.
  3. Negociación de objetivos.
  4. Preparación.
  5. Ejecución.
  6. Información.
  7. Control.

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Bibliografia

http://planificacion-y-gestion-estrategica.blogspot.com/2006/03/etapas-de-la-planificacin-estratgica.html

http://gepsea.tripod.com/planificacion.htm

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